Het Online Magazine "Idee├źn Voor Uw Huis" U Vinden Idee├źn En Originele Oplossingen, Project Planning En Het Ontwerp Van Uw Interieur

Tijdschema Van Documenten!

Tijdschema van documenten!

De Tijdelijkheidstabel is de schematische weergave van de levenscyclus van de documenten, het bepalen van de deadlines voor het bijhouden van het huidige of sectorbestand, de overdracht ervan naar het tussenliggende of algemene bestand, de eliminatie of verzameling.

De tabel is een instrument voor documentbeheer en is vatbaar voor wijzigingen, omdat de productie van documenten verandert als gevolg van sociale, administratieve en juridische wijzigingen.

ONDERWERP / DOCUMENTAIRE TYPE: De onderwerpen / documentaire typen in de tabel komen overeen met de documenten die zijn geproduceerd door de activiteiten van het bureau.
Het zijn documentaire typen die al door het gebruik zijn ingewijd en waarvan sommige zijn geïdentificeerd in de wetgeving die de activiteiten van de sector reguleert.

ARCHIVERENDE DEADLINE: Documentopslagtijd is gerelateerd aan de levenscyclus.
Sectorale archieven zijn geïnteresseerd in toegang tot documenten die dagelijks worden geraadpleegd.

De indieningsperiode mag niet langer zijn dan vijf jaar, waardoor het risico bestaat dat onnodige documenten bij het huidige gebruik worden verzameld en de toegang moeilijk wordt.
De documentatie die zijn onmiddellijke functie vervulde, maar informatie van een bewijskracht bevat, moet worden overgebracht naar het tussenbestand.
Documenten met een lange bewijswaarde kunnen worden overgedragen aan de afdeling Intermediate Documentation van het openbare staatsarchief.

De derde fase voorziet in het verzamelen van door openbare instanties geproduceerde documentatie met informatie over de uitvoering van hun rol in de samenleving.
Deze documentaire productie van permanente waarde krijgt een archiveringsbehandeling die overweegt dat het behoud, de ordening en de beschrijving beschikbaar zijn voor onderzoek.

Hoe de timingtabel te gebruiken

De tijdelijke tabel met documenten moet worden gebruikt op het moment van classificatie en evaluatie van de documentatie. Ga als volgt te werk:

controleer of de documenten zijn geclassificeerd op basis van de onderwerpen;

documenten die verwijzen naar twee of meer onderwerpen, moeten worden geclassificeerd en gegroepeerd naar de documentenset (dossier, proces of map) met een langere indieningsperiode of voorbestemd voor permanente bewaring;

de uiterste datum voor indiening moet worden meegeteld vanaf de eerste werkdag van het belastingjaar volgend op de indiening van het document, met uitzondering van de kosten die zijn gemaakt, waarvan de indieningstermijn wordt meegerekend vanaf de goedkeuring van de rekeningen door de Rekenkamer;

verwijder de kopie├źn en kopie├źn, wanneer het originele document zich in de documentenset bevindt (dossier, proces of map);

registreer de te verwijderen documenten;

maak een lijst op van documenten die bestemd zijn om te worden overgedragen aan de intermediaire archieven van het orgaan of de entiteit, of aan de afdeling Intermediaire documentatie van de openbare staatsarchief;

OBS. Wanneer er een gerechtelijk proces is, moeten de uiterste indieningstermijnen worden opgeschort tot het einde ervan

Documentaire evaluatie

De primaire en secundaire waarden van de documenten worden meegenomen in de evaluatie.

Primaire waarde verwijst naar de waarde van het document om te voldoen aan de doeleinden waarvoor het is geproduceerd, hetzij voor administratieve, juridische of fiscale doeleinden.
Documenten met alleen primaire waarde kunnen worden verwijderd nadat de deadline voor het indienen van bestanden die in de tijdelijke tabel is vastgesteld, is nageleefd.

Secund Secundaire waarde verwijst naar de waarde van het document voor andere doeleinden die niet noodzakelijkerwijs die zijn waarvoor het is gemaakt
. Documenten met secundaire waarde zijn van cultureel, wetenschappelijk, technologisch of historisch belang.
Ze moeten permanent worden bewaard, ook al hebben ze hun eerste doelen al vervuld.

overdracht

De overdracht van documenten van het huidige of sectorale bestand naar het tussenbestand van het orgel en van het archief naar het archief is een fundamentele activiteit om het gebruik van de fysieke ruimte van de bestuurlijke gebieden te rationaliseren, waarbij in de sectorbestanden de documentatie van primaire waarde wordt bewaard.

Overdrachten moeten de uiterste indieningslimieten volgen die in de tijdelijke tabel met documenten zijn voorgeschreven.

Video Redactionele: How to use Excel to document workflows | lynda.com tutorial

´╗┐