Het Online Magazine "Ideeƫn Voor Uw Huis" U Vinden Ideeƫn En Originele Oplossingen, Project Planning En Het Ontwerp Van Uw Interieur

Hoe Documenten Te Archiveren?

Hoe documenten te archiveren?

Documentbeheer!

Archieven en documenten

- Ze worden als archieven beschouwdreeksen documenten die zijn geproduceerd en ontvangen door openbare instanties, openbare instellingen en particuliere entiteiten, als gevolg van de uitoefening van specifieke activiteiten, en door individuele personen, ongeacht de informatieondersteuning of de aard van de documenten.

- Het wordt beschouwd als documentbeheer het geheel van procedures en technische operaties met betrekking tot de productie, verwerking, gebruik, evaluatie en archivering in de huidige en tussenliggende fase, gericht op de eliminatie of verzameling ervan voor permanente (dode archief) bewaring.

Hoe sorteer ik documenten?

De inhoud van het document, dat wil zeggen het onderwerp, moet het classificatiecriterium zijn, waardoor het mogelijk is documentaire soorten (handel, nota, ontvangstbewijs, enz.) Te groeperen die betrekking hebben op hetzelfde onderwerp in een dossier, proces of map.

De wet

Artikel 4 - Eenieder heeft recht op informatie van zijn bijzonder belang of van collectief of algemeen belang, opgenomen in archiefdocumenten die binnen de termijn van de wet worden verstrekt, op straffe van verantwoordelijkheid, behalve die waarvan het geheim essentieel is voor de veiligheid samenleving en de staat, evenals de onschendbaarheid van privacy, privacy, eer en het imago van mensen.

Artikel 5 - Het openbaar bestuur zal de openbare documenten in de
vorm van de wet.

De classificatie moet worden uitgevoerd door werknemers of personeelsleden die de structuur en de werking van het bedrijf of het bureau kennen en die verantwoordelijk zijn voor de archiveringsactiviteit van de documenten, en wordt uitgevoerd in de volgende procedures:

(1) analyse van het document en zoeken naar de code die overeenkomt met de groep waarvan het deel uitmaakt en
(2) doorsturen naar de neerlegging bij de bevoegde sector.

OBS. Wanneer het document vergezeld gaat van bijlagen, moeten deze een code ontvangen die overeenkomt met het document.

Hoe documenten archiveren?

Eenmaal geclassificeerd en verwerkt, moet het document naar zijn bestemming worden gestuurd om te worden gearchiveerd..

Indienen (onderwerp voltooid) is het opslaan van de documenten op zijn plaats.

In dit stadium is alle aandacht nodig, omdat een verkeerd ingediend document mogelijk verloren gaat als hierom later wordt gevraagd.

De bewerkingen voor archivering zijn als volgt:

lees de reden voor het indienen, neem geen genoegen met "bestand";

Assign wijs een code toe op basis van het onderwerp als het document niet is geclassificeerd;

Als u het document archiveert in de map (sectorbestand), controleert u het bestaan ā€‹ā€‹van antecedenten in dezelfde map en groepeert u degenen die zich met hetzelfde onderwerp bezighouden, dus dezelfde code.

archiveer de hangende mappen in de volgorde van de toegewezen codes - gebruik een map voor elke code en vermijd de "verschillende" classificatie.

de documenten bestellen die geen antecedenten hebben in de vastgestelde volgorde - chronologisch, alfabetisch, geografisch, het bestaan ā€‹ā€‹van kopieĆ«n verifiĆ«ren en deze verwijderen
. Als er geen origineel is, bewaart u een enkele kopie;

archiveer de documentbijlage, wanneer omvangrijk, in het juiste vak of de juiste map, waarbij de inhoud extern wordt geĆÆdentificeerd en de locatie wordt vastgelegd in het document dat de bijlage heeft verzonden.

Het archiveren en archiveren van documenten op basis van het onderwerp / de inhoud vergemakkelijkt het ophalen van de originele context van de informatie en versnelt de evaluatiestap voor verwijdering, overdracht of recall (archivering).

Video Redactionele: Digitaal archiveren thuis: opmaak van een document

ļ»æ
Menu